Prowadzenie księgowości w spółce z o.o. jest znacznie bardziej skomplikowane niż ma to miejsce w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej. Konieczne jest ewidencjonowanie każdego zdarzenia, które ma związek z działalnością spółki. Nie ma również możliwości przejścia na tzw. uproszczoną księgowość – niezależnie od wielkości czy rodzaju biznesu.
Pełna księgowość, a uproszczona księgowość – różnice
W jednoosobowej działalności gospodarczej mamy do czynienia z uproszczoną księgowością, czyli Księgą Przychodów i Rozchodów. Wówczas konieczne jest jedynie ewidencjonowanie ponoszonych kosztów oraz przychodów związanych z prowadzonym biznesem. Księgowość uproszczoną z powodzeniem można prowadzić samemu, istnieje nawet wiele profesjonalnych programów, które tę czynność przedsiębiorcy ułatwiają.
Pełna księgowość, która obowiązuje spółkę z o.o. jest już nieco bardziej skomplikowana. Liczy się każda złotówka, a każda operacja gospodarcza w spółce musi mieć swoje odzwierciedlenie w księgach rachunkowych. Dotyczy to nie tylko kosztów, ale również takich sytuacji jak:
- wypłata dywidendy wspólnikom;
- ewidencje poszczególnych pozycji na rachunku firmowym;
- zakup materiałów;
- otrzymanie przelewu z tytułu zaciągnięcia pożyczki firmowej
Dodatkowe obowiązki spółki w kwestii pełnej księgowości
Oprócz szerokiego rozeznania we wszystkich czynnościach prowadzonych w spółce z o.o. trzeba prowadzić dodatkowe, równie ważne ewidencje. Pierwsza z nich to zestawienie aktywów i pasywów.
Aktywa to w skrócie ujmując wszelkie dobra, które posiada spółka, w tym gotówka oraz środki trwałe, np. auta firmowe czy wyposażenie biura. Pasywa zaś to sposoby finansowania tych aktywów, czyli kapitał zakładowy, a także zaciągnięte pożyczki czy zobowiązania.
Aktywa muszą zawsze równać się pasywom. Nie może być między nimi żadnej różnicy, nawet w wysokości 1 grosza.
Dodatkowym obowiązkiem przedsiębiorców na pełnej księgowości w spółce z o.o. jest składanie na koniec roku sprawozdań finansowych. Takie sprawozdanie powinno składać się z trzech części i obejmować:
- Bilans, czyli zestawienie aktywów i pasywów;
- Rachunek Zysków i Strat;
- Informację dodatkową, czyli wszystko to, co ważne dla spółki, ale nie znalazło się w dwóch poprzednich dokumentach.
Zalety płynące z prowadzenia pełnej księgowości
Posiadanie szczegółowych informacji o kondycji finansowej spółki z o.o. pozwala na podejmowanie optymalnych decyzji związanych z firmą. Dobrze wiemy, czy i w jakiej kwocie możemy inwestować oraz na jakie zobowiązania finansowe możemy sobie pozwolić.
Pełna księgowość jest również plusem ze względu na inwestorów, którzy za darmo w internecie mogą przejrzeć sprawozdania finansowe spółki i zadecydować, czy dane przedsiębiorstwo jest godne zaufania i czy warto w nie inwestować swoje pieniądze.