Nie da się jasno określić kosztów związanych z prowadzeniem jednoosobowej działalności gospodarczej w Polsce. Ich wysokość zależy bowiem od kilku czynników, takich jak ilość dokumentów czy specyfika prowadzenia firmy. Istotne jest również to, czy decydujemy się prowadzić księgę przychodów i rozchodów samemu czy z pomocą biura rachunkowego.
Od czego więc zależą koszty księgowości? Kiedy zapłacimy najmniej na obsługę biura? Sprawdźmy.
Koszty księgowości w jednoosobowej działalności gospodarczej
Istnieje kilka czynników, które znacząco wpływają na wysokość miesięcznej obsługi księgowej. Związane są one z ilością pracy, które biuro rachunkowe musi wykonać, aby w pełni poprawnie prowadzić KPiR.
Ilość księgowanych dokumentów
Biura rachunkowe często wyceniają swoje usługi właśnie w oparciu o ilość księgowanych dokumentów. I mamy tu na myśli nie tylko faktury kosztowe, ale również zakupowe, w tym te udokumentowane fakturami, rachunkami, a nawet w formie biletów. Ceny księgowości w jednoosobowej firmie zaczynają się już od około 100 zł na 10 dokumentów w miesiącu. Im więcej dokumentów, tym wyższe koszty będziemy musieli ponieść.
Podatnik VAT
Jeśli decydujesz się na skorzystanie ze zwolnienia przedmiotowego lub podmiotowego VAT, to możesz liczyć na znacznie niższe koszty obsługi księgowej. Wówczas nie trzeba bowiem tworzyć dodatkowych rejestrów Vat naliczonego i należnego, a także wysyłać co miesiąc plików jpk. Za obsługę jednoosobowej firmy z Vatem zapłacimy około 150 zł – oczywiście przy najmniejszej liczbie dokumentów.
Kadry i płace
Zatrudnianie pracowników wiąże się z przechowywaniem kat pracowniczych, ewidencją umów, wyliczaniem wynagrodzeń i wysyłaniem listy płac. Konieczne są również zgłoszenia do ZUS i wysyłanie comiesięcznych deklaracji z informacją o wyliczanych składkach na pracowników. To sporo pracy dla księgowej w związku z tym taka obsługa kosztuje więcej.
Kadry i płace zwykle rozliczane są w oparciu o ilość zatrudnianych pracowników. Za jedną osobę zatrudnioną na dowolną umowę zapłacisz miesięcznie nawet kilkadziesiąt złotych więcej.
Jak obniżyć koszty księgowości w firmie?
Przy naprawdę dużej ilości dokumentów koszty księgowości mogą przerażać. Da się na szczęście je w pewien sposób ograniczyć. Pierwszym sposobem jest znalezienie odpowiedniego biura. Te w mniejszych miastach często proponują klientom znacznie niższe koszty, podobnie gdy mamy do czynienia z biurami, które dopiero zostały otwarte. I nie musi to oznaczać braku doświadczenia – często właśnie doświadczone księgowe po wielu latach pracy na etacie, decydują się na założenie własnej działalności.
Drugim sposobem jest prowadzenie księgowości samemu przy pomocy profesjonalnych programów dostępnych online. Są one znacznie tańsze, gdyż płaci się tam tylko za dostęp do oprogramowania. Ceny takich programów w wersji podstawowej – bez kadr i płac – zaczynają się już od 40 zł za miesiąc. Dodatkowe koszty ponosimy również w momencie kontaktu z doradcami księgowymi.
Należy jednak pamiętać, że prowadzenie księgowości na własną rękę nie dla każdego przedsiębiorcy będzie dobrym rozwiązaniem. Korzystanie z zewnętrznych programów poleca się raczej osobom, których działalność jest powtarzalna, nie prowadzą działalności z zagranicznymi kontrahentami i niezatrudniającymi pracowników. W przypadku dużej ilości dokumentów i bardziej skomplikowanych przypadków księgowych, lepiej zainwestować w profesjonalne biuro rachunkowe.