Niedawno doszło do masowego wręcz przestawiania się pracy w punktach stacjonarnych na pracę zdalną. Wbrew pozorom nie okazało się to jednak ułatwieniem, ale dużym wyzwaniem organizacyjnym. Powstała konieczność budowy nowej infrastruktury, gdzie stosowany jest również inny sposób działania. System Home Office jest dla pracowników innym rodzajem zachowań i funkcjonowania, a przy tym zakłada większą samodzielność. Menadżerowie natomiast muszą przestawić się i przyzwyczaić do osiągania zadowalających rezultatów przy pomocy zupełnie nowego rodzaju motywowania, a także kontroli.
Praca zdalna – wyzwania
Praca zdalna nie pojawiła się wraz z epidemią SARS-CoV-2 i wywołującej tym koronawirusem choroby COVID-19, ale w chwili szerokiej dostępności do internetu. To właśnie nowe technologie informatyczne otworzyły możliwość wykonywania wielu zadań spoza biura, a także bez określania czasu jej wykonania, o ile nie było to bezwzględnie konieczne. Faktem jest jednak, że pandemia koronawirusowa sprowadziła zagrożenia, które spowodowały znaczny wzrost konieczności korzystania z takiej opcji pracy, a tym samym i wzrostu jej popularności. Przy tym już nie tylko osoby samozatrudnione, czy realizujące specyficzne zadania z zakresu IT korzystają z tej formy pracy, ale również zespoły ludzkie, gdzie niezbędna staje się interakcja i integracja, gdzie występuje ścisła współpraca. Ponadto z tej formy korzystają również szkoły, internetu używając do prowadzenia lekcji, a nawet lekarze w wielu przypadkach udzielają porad online, chroniąc tym samym siebie i pacjentów przed zachorowaniem na COVID-19. Obszar wykorzystania pracy zdalnej powiększył się znaczne, ale spowodował również powstanie wyzwań, które pojawiły się zarówno przed wykonującymi zdalnie zadania pracownicze, jak i przed kadrami takie zadania zlecającymi.
Nowa sytuacja – nowe wyzwania
Konieczne jest przystosowanie się do powstałej w wyniku wielu czynników nowej sytuacji. Ta została również sprowokowana i w dużej mierze z konieczności związana została z pracą online. Wymagany staje się rozwój oparty o dynamicznie postępującą sytuację i podnoszenie kwalifikacji oraz umiejętności zarówno menadżerskich, jak i pracowniczych. Niezbędna jest wiedza o funkcjonowaniu osobnika ludzkiego w zupełnie odmienionych warunkach. Zostało znacznie zmniejszone natężenie bezpośrednich kontaktów międzyludzkich na płaszczyźnie pracownik-pracownik oraz pracownik-kadra kierownicza. To musi wygenerować zmiany w dotychczasowym stylu komunikowania się i dopasowania do obowiązującej, a również i galopującej skali ograniczeń. Trzeba opracowywać nowe sposoby organizacji czasu pracy, które częstokroć w niczym nie przypomina środowiska, w jakim pracownik funkcjonował dotychczas. W zależności od firmy, jej wielkości oraz obszaru działania niezbędne jest dostosowywanie zasad, które wspomogą, a często wręcz umożliwią działania przedsiębiorstwa.
Wspomaganie technologiczne to nie wszystko
Jeszcze przed pandemią większość działów w firmach zajmujących się organizacją pracy korzystała z zaawansowanych technologii informatycznych. Jednak chodziło przede wszystkim o systemy elektronicznego obiegu dokumentów, czy kontrolę wykonywania w terminie wydzielonych zadań, księgowość, etc. Jednocześnie organizacja pracy sporą część obiegu informacji pozostawiała w stanie wolnym, zakładając ich wymianę pomiędzy kontaktującymi się ze sobą pracownikami. Pandemia koronawirusa wiele w tym aspekcie zmieniła, kontakt „twarzą w twarz”, wraz z utrzymywaniem spoistości przynależności do grupy i relacji społecznych został ograniczony i zaburzony, a to musi przełożyć się na spadek motywacji, zdolności koncentracji, a co za tym idzie i oczekiwanej efektywności. Ponadto zniknęły ramy, w jakich funkcjonowało środowisko pracownicze i gdzie poruszano się w pewnym ustalonym rytmie pracy.
Wyzwania pracy zdalnej – szkolenia
Aby móc dobrze przygotować się do wyzwań związanych z pracą online, trzeba poszerzyć wiedzę i chodzi przede wszystkim o szeroką pojmowaną wiedzę z zakresu funkcjonowania zespołu pracowników. Jednym z ważniejszych aspektów będzie tutaj komunikacja, znacznie różniąca się od rozmów w realu. Niezależnie od prowadzonej rozmowy, czy to indywidualnie, czy w sali konferencyjnej, w rozmowie online znacznie bardziej liczy się wspólny kontekst sytuacyjny. W realu można sobie pozwolić na pewien luz, ponieważ wszystko odbywa się bardziej naturalnie. Wspólne przebywanie w jednej przestrzeni skłania nie tylko do wsłuchania się i do skupienia uwagi na wywodach innych uczestników spotkania, ale i pobudza do aktywnego uczestnictwa w omawianym działaniu czy jego planowaniu. Sieć pozwala na kontakt, ale jednocześnie izoluje. Brakuje w niej możliwości dostrzegania emocji i sygnałów niewerbalnych rozmówcy, a tym samym wiele słuchaczowi umyka. Jest to szczególnie widoczne podczas wysłuchiwania niezbyt miłych treści (można je odebrać, jakby pochodziły z automatu i były bezduszne), a nawet podczas przekazywania zwykłej informacji zwrotnej, którą można odebrać z kolei jako lekceważącą.
Jak sobie radzić z wyzwaniami pracy zdalnej?
Nie oznacza to jednak, że z ograniczeniami wynikającymi z pracy zdalnej nie można sobie poradzić. Istnieją techniki, które skutecznie ułatwiają zdalne kierowanie zespołem pracowniczym, a ponadto można je dosyć łatwo wprowadzić. Szkolenia z zakresu zarządzania zespołem na odległość pozwalają wypracować efektywne podejście do organizowania zespołu w trybie online. Praca dotyczy stosowania odpowiednio dobranych technik do ustalania i wdrażania nowych metod i zasad komunikacji, a rezultatem jest praca w zespole niewiele odbiegająca od zwykłej pracy w biurze, czy podczas tradycyjnych spotkań zespołów.
Największe problemy i wyzwania w pracy online
Obszar szczególnie narażający na obniżenie wartości pracownika online w stosunku do pracownika za biurkiem w miejscu pracy tradycyjnej jest właśnie miejsce pracy. Często jest to zacisze domowe, a rzadko takie miejsce zaciszem jest. W domu są domownicy, często dzieci, a za to rzadko rozumiejące, że tatuś lub mamusia jest w pracy. Skoro jest w domu, to oznacza, że jest pod ręką, może więc przecież zrobić drugie śniadanie albo pomóc przy lekcjach. Ponadto taki pracownik zderza się również z pokusami w rodzaju: pośpię sobie dłużej albo ubiorę się nieporządnie, albo wreszcie podchodzi do pracy lekko, bo przecież nikt nad nim nie stoi i go nie pilnuje. Rytuały wynikające z rytmu pracy zostają zaburzone i trudno jest nie ulegać pokusie jeszcze większego rozprężenia.
Dla kierującego zespołem takie zachowanie pracowników może być prawdziwym utrapieniem. Powstaje problem z efektywnym wykorzystaniem zasobów pracowniczych, z realizowaniem i koordynacją poszczególnych zadań, a także z ich rozliczaniem. Tutaj zarówno systemy informatyczne do monitorowania aktywności poszczególnych osób w zespole, jak i techniki behawioralne nie dadzą pełni możliwości systematycznego sprawdzania postępów. Precyzyjna ocena zaangażowania i wkładu konkretnych członków zespołu, który wykonuje zadanie zdalnie, jest bardzo trudna. I tutaj można wspomóc się szkoleniami z kierowania zespołem rozproszonym. Kierownicy są na nich uczeni sposobów ułatwiających przydzielania zadań, motywacji członków zespołu, rozliczania z wykonania zadań i tworzenia raportów i ocen okresowych według osiąganych rezultatów.
Przedłużający się okres, w którym wielu pracowników skazanych jest na pracę zdalną, wymaga od firm nowych umiejętności zarządzania swoimi pracownikami. Bez tych umiejętności kierowanie zespołami ludzkimi na odległość jest znacznie utrudnione.