Niektóre podmioty w odniesieniu do prowadzenia księgowości potrzebują stosownej, nierzadko skomplikowanej obsługi. Jednym z takich podmiotów są wspólnoty, których złożona struktura i uwarunkowania prawne stanowią prawdziwe wyzwanie dla księgowości. Co dotyczy tematu księgowości dla wspólnot? Jakie czynności należy podjąć i jakich zasad wymaga prowadzenie takiej księgowości?
Prowadzenie księgowości dla wspólnot – jak to wygląda?
Możliwość tworzenia wspólnot mieszkaniowych jest wykorzystywana powszechnie, ponieważ przynosi lokatorom wymierną korzyść. Członkowie wspólnot mieszkaniowych nie muszą indywidualnie zajmować się sprawami formalnymi ani pilnowaniem czystości w obrębie wspólnoty, czy przygotowywaniem miejsc do składowania śmieci przed wywózką. Tego rodzaju zadania zostają powierzone administratorowi albo zarządcy nieruchomości, ale na którego barki oprócz sprawowania opieki nad nieruchomością nakładany jest również obowiązek prowadzenia ewidencji księgowej. Tutaj trzeba jednocześnie zauważyć, że wspólnota mieszkaniowa nie jest organizacją posiadającą osobowość prawną. W związku z tym objęta jest obowiązkiem wyliczania i płacenia podatku CIT, a to z kolei wymusza prowadzenie związanej z tym ewidencji.
Zarządca albo administrator ma również obowiązek rozliczania się ze swojej pracy przed lokatorami, czyli musi przygotowywać oraz przedstawiać lokatorom sprawozdania finansowego. Ewidencja księgowa obejmuje w przypadku wspólnoty mieszkaniowej takie kwestie, jak:
• koszty zarządzania nieruchomością;
• przychody, czyli zaliczki.
Wybór formy ewidencji księgowej leży w gestii danej wspólnoty i może to być ewidencja prowadzona na podstawie ustawy o rachunkowości.
Prowadzenie księgowości dla wspólnot – specyfika
Osoba zarządzająca wspólnotą ma obowiązek czuwania nad rozliczeniami i takowe dokumentować, czyli prowadzić ewidencję wszystkich kosztów związanych z zarządzaniem powierzoną mu nieruchomością, a także jej częściami wspólnymi. W takich rozliczeniach znajdują się przede wszystkim koszty remontów i konserwacji oraz utrzymywania porządku, ale również koszty ubezpieczeniowe i ewentualną ochronę lub monitoring obiektu. W takich rozliczeniach znajdą się jeszcze środki wydane na rachunki za media i pensja samego zarządcy. Natomiast wpływy do budżetu wspólnoty to zaliczki pobierane od lokatorów.
Prowadzenie księgowości dla wspólnot – biuro rachunkowe?
Aby sprawnie prowadzić księgowość dla wspólnot potrzeba nie tylko czasu, skrupulatności i zaangażowania, lecz również wiedzy. Należy znać rachunkowość, prawo dotyczące nieruchomości, podatków, a także dotyczące ochrony danych osobowych. Konieczna jest dobra organizacja, a ponadto trzeba umieć przygotować sprawozdania, zestawienia, czy opracować statystyki i plany. Nie jest to wiedza ani umiejętności dostępne ogólnie, a dobry administrator wcale nie musi się na tym znać, aby móc świetnie zarządzać wspólnotą. Zamiast tego znacznie lepszym rozwiązaniem będzie w tym wypadku będzie przez wspólnotę wynajęcie biura rachunkowego i wspólnoty chętnie z takiego rozwiązania korzystają. Powierzenie prowadzenia ewidencji księgowej wyspecjalizowanej firmie jest wygodne, a ponadto zapewnia rzetelność prowadzonej ewidencji.