Uproszczona księgowość to jedna z form prowadzenia dokumentacji księgowo-rachunkowej w firmie. Jest prosta w ewidencji i wymaga niskich nakładów pieniężnych, jeśli chodzi o jej prowadzenie. Jednak nie każdy przedsiębiorca może z niej skorzystać. Czym jest uproszczona księgowość? I kto może ją prowadzić?
Uproszczona księgowość – definicja
Uproszczona Ewidencja Przychodów i Kosztów (UEPiK), nazywana również małą księgowością polega na uproszczonym prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy pomocy KPiR (Księgi Przychodów i Rozchodów). W ramach KPiR przedsiębiorca jest zobowiązany do ewidencji wszystkich swoich przychodów i kosztów w działalności i ujęcia ich w określonych okresach obrachunkowych, tj. odpowiednich miesiącach.
Oprócz ewidencji przychodów i kosztów podatnik musi również prowadzić:
• ewidencję wyposażenia lub środków trwałych;
• rejestry Vat, jeśli jest czynnym podatnikiem tego podatku;
• ewidencje posiadanych pojazdów.
Mała księgowość rozpoczyna się wraz z pierwszym dniem prowadzenia działalności lub z dniem 1 stycznia roku podatkowego, w którym tę działalność założyliśmy.
Kto może prowadzić uproszczoną księgowość w firmie?
Nie każdy przedsiębiorca ma możliwość stosowania małej księgowości w swojej firmie. Dodatkowo podmioty, które mogą zdecydować się na taki sposób rozliczenia, nie muszą tego robić. W zamian mają prawo korzystać z pełnej księgowości. Jednak to rozwiązanie jest praktycznie niespotykane na rynku.
Uproszczoną księgowość mogą prowadzić:
• jednoosobowe działalności gospodarcze;
• osoby fizyczne prowadzące spółki jawne;
• osoby fizyczne prowadzące spółki cywilne;
• spółki partnerskie;
• spółdzielnie socjalne.
Dodatkowym warunkiem są osiągane przychody. Za poprzedni rok obrotowy muszą one wynosić mniej lub równowartość 2 000 00 euro, przeliczanych na podstawie średniego kursu NBP z 30 września w roku wcześniejszym niż rozliczany rok obrotowy.
Niezwłocznie po przekroczeniu wyżej wskazanego limitu podmioty są zobowiązane do przejścia na pełną księgowość.
Uproszczona księgowość – ewidencje
Podatnicy opodatkowani na skali podatkowej (17% i 32% podatku) oraz opodatkowani podatkiem liniowym (19%) muszą prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów w oparciu o osiągane przychody oraz ponoszone wydatki. Na podstawie ujętych w księgach przychodów i kosztów wyliczają oni dochód, który stanowi podstawę opodatkowania stosownym podatkiem. Nieco inaczej wygląda sytuacja u osób prowadzących działalność w postaci ryczałtu ewidencjonowanego – wówczas muszą oni jedynie ewidencjonować przychody, a podatek liczony jest na podstawie ich wysokości.
To jednak nie jedyne ewidencje na małej księgowości. Czynni podatnicy Vat mają obowiązek prowadzenia starannych rejestrów Vat. Co miesiąc – do 25. dnia kolejnego miesiąca obrachunkowego – są oni zobligowani do wysyłki deklaracji Vat-7 (lub Vat-7K, jeśli rozliczają się kwartalnie).
Uproszczona księgowość, a środki trwałe
Istotnym elementem praktycznie każdej działalności gospodarczej są środki trwałe. Firmy korzystające z uproszczonej księgowości mają obowiązek wykazywania w ewidencji zarówno środków trwałych, jak i wyposażenia. Jak je odróżnić?
Środkiem trwałym nazywamy maszynę, środek transportu czy sprzęt, który będzie wykorzystywany na potrzeby działalności w okresie dłuższym niż 1 rok, a jego wartość początkowa jest wyższa niż 10 000 zł. Wówczas musi on być wpisany do ewidencji z datą przekazania go do użytkowania. Konieczne jest także dokonywanie odpisów amortyzacyjnych w odpowiedniej wysokości.
Wyposażenie natomiast to przedmioty, których wartość początkowa mieści się przedziale 1500 zł – 10 000 zł. Mogą być użytkowane w firmie krócej niż rok. Przysługuje im prawo do jednorazowej amortyzacji, wpisanej z chwilą wprowadzenia wyposażenia do użytkowania.
Wszystkie pozostałe przedmioty o wartości poniżej 1 500 zł stanowią koszt uzyskania przychodu i tam też powinny zostać ujęte.
Koszty w małej księgowości
Wszystkie wydatki na uproszczonej księgowości muszą być powiązane z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz ujęte w odpowiednim okresie rozliczeniowym. Przedsiębiorcy mają do wyboru dwie metody ewidencji kosztów:
• metodę uproszczoną, w której ujmuje się koszt w momencie jego poniesienia w księgach rachunkowych;
• metodę memoriałową, która polega na rozdzieleniu kosztów pośrednich od bezpośrednich, a następnie przydzieleniu tych bezpośrednich do odpowiednich przychodów i ujęciu ich w okresach, których one dotyczą.
W praktyce metoda uproszczona jest dużo częściej wybierana przez przedsiębiorców ze względu na swoją prostotę ewidencji i jasno określone zasady ujmowania kosztów.